Kaikki tuntevat Pomodoron. Työskentele 25 minuuttia, pidä 5 minuutin tauko, toista. Se on yksinkertainen, suosittu ja aidosti hyödyllinen monille ihmisille.
Mutta sillä on katvealueita.
Pomodoro olettaa, että jokainen tehtävä mahtuu siistiin 25 minuutin ikkunaan. Se ei ota huomioon tehtäviä, jotka vaativat 7 minuuttia tai 90 minuuttia keskeytymätöntä keskittymistä. Se ei auta selvittämään, mihin aikanne todella menee. Ja jos olette sellainen henkilö, joka pääsee vauhtiin 24. minuutin kohdalla, pakollinen tauko voi tuntua kuin kuulokkeet revittäisiin päästä kesken kappaleen.
Alla olevat tekniikat käyttävät kaikki sekuntikelloa, mutta ne ratkaisevat eri ongelmia. Jotkut auttavat suunnittelemaan paremmin. Toiset auttavat lopettamaan viivyttelyn. Yksi auttaa selvittämään, milloin aivonne toimivat parhaiten. Valittakaa ne, jotka vastaavat tapaa, jolla todella työskentelette, ei sitä tapaa, jolla jokin järjestelmä käskee teidän työskennellä.
Aika-auditointi: selvittäkää, mihin tuntinne todella menevät
Useimmat ihmiset eivät tiedä, kuinka kauan heidän tehtävänsä kestävät. He arvaavat. Ja nuo arvaukset ovat lähes aina väärin.
Psykologit kutsuvat tätä suunnitteluharhaksi. Daniel Kahnemanin ja Amos Tverskyn tutkimus osoitti, että ihmiset aliarvioivat johdonmukaisesti tulevien tehtävien keston, vaikka heillä on suoraa kokemusta vastaavista tehtävistä. MIT:ssä tehty tutkimus havaitsi, että keskiverto ihminen aliarvioi tehtävän keston 40 % tai enemmän.
Aika-auditointi korjaa tämän raa'alla datalla.
Näin se tehdään: Käynnistäkää sekuntikello yhden kokonaisen työviikon ajan joka kerta, kun vaihdatte tehtävää. Kirjatkaa ylös, mitä teitte ja kuinka kauan se kesti. Älkää yrittäkö optimoida mitään vielä. Havainnoikaa vain. Kirjoittakaa arviot etukäteen, jos haluatte täyden todellisuustarkistuksen.
Viiden päivän jälkeen teillä on henkilökohtainen aikatietokanta. Todennäköisesti löydätte muutaman epämukavan totuuden:
- "Nopeat" sähköpostit syövät todellisuudessa 30-45 minuuttia per kerta
- Kokoukset, joiden pitäisi kestää 30 minuuttia, venyvät rutiininomaisesti 50 minuuttiin
- Raportti, jolle budjetoitte aina tunnin, kestää lähemmäs kaksi
Miksi se toimii: Ette voi hallita sitä, mitä ette mittaa. Aika-auditointi riisuu pois tarinat, joita kerrotte itsellenne tuottavuudestanne, ja korvaa ne faktoilla. Kun tiedätte, että viikkoraportti kestää 2,5 tuntia (ei sitä yhtä tuntia, jonka kuvittelitte), voitte aikatauluttaa sen mukaisesti ja lopettaa dominoefektin, jossa puhkenneet arviot pilaavat iltapäivänne.
Parhaiten soveltuu: Projektipäälliköille, tuntilaskutusta tekeville freelancereille ja kaikille, jotka ovat johdonmukaisesti myöhässä aikataulustaan eivätkä keksi miksi.
Aikalaatikko: antakaa jokaiselle tehtävälle kiinteä minuuttibudjetti
Aikalaatikko kääntää tehtävälistanne päälaelleen. Sen sijaan, että työskentelisitte jonkin parissa "kunnes se on valmis", osoitatte tietyn ajan jokaiselle tehtävälle ennen aloittamista. Kun ajastin pysähtyy, te pysähdytte. Piste.
Harvard Business Review kutsui aikalaatikkoa yhdeksi tehokkaimmista saatavilla olevista tuottavuustekniikoista, nimenomaan siksi, että se pakottaa päätöksiä siitä, mikä on tärkeintä rajallisessa ikkunassa.
Näin se tehdään: Katsokaa päivän tehtävälistaanne. Osoittakaa jokaiselle kohteelle aikabudjetti: 20 minuuttia sähköpostien käsittelyyn, 45 minuuttia projektibriefille, 15 minuuttia tilannepäivitykselle. Käynnistäkää sekuntikello, kun aloitatte kunkin tehtävän. Kun aika päättyy, siirrytte eteenpäin riippumatta siitä, onko tehtävä valmis vai ei.
Tämä kuulostaa rajulta. On, aluksi. Mutta se kouluttaa jotain, mitä Pomodoro ei tee: kykyä priorisoida tehtävän sisällä. Kun tiedätte, että teillä on vain 20 minuuttia sähköposteihin, lopetatte täydellisten vastausten laatimisen viesteihin, jotka eivät niitä tarvitse.
Miksi se toimii: Aikalaatikko torjuu suoraan perfektionismia. Se myös estää matalan prioriteetin tehtäviä nielemästä tunteja, jotka oli tarkoitettu korkean prioriteetin työhön. Huomaatte, että useimmat tehtävät 80 %:n laadulla allokoituna aikana ovat enemmän kuin riittävän hyviä. Viimeisten 20 %:n viimeistely oikeuttaa harvoin sen vaatiman lisäajan.
Parhaiten soveltuu: Perfektionisteille, jotka yli-investoivat matalan panoksen työhön, ihmisille, jotka jongleeraavat monia pieniä tehtäviä, ja kaikille, joiden tehtävälista ei tunnu koskaan kutistuvan.
Rynnäkkömenetelmä: kymmenen minuutin spurtit tehtäville, joita kammoksuttte
Tiedätte sen tehtävän, joka on istunut listallanne kolme viikkoa? Sen, jota jatkuvasti siirrätte huomiselle? Rynnäkkömenetelmä rakennettiin juuri sitä varten.
"Rynnäkkö" on lyhyt, ajastettu spurtti, yleensä 10 minuuttia, kohdistettuna tehtävään, jota vähiten haluatte tehdä. Sitoutuminen on pieni tarkoituksella. Kuka tahansa selviää kymmenestä minuutista epämiellyttävää työtä.
Näin se tehdään: Valitkaa tehtävä, jota olette vältelleet. Käynnistäkää sekuntikello. Työskennelkää sen parissa tarkalleen 10 minuuttia. Kun ajastin pysähtyy, teillä on täysi lupa lopettaa.
Tässä on niksi: yleensä ette lopeta.
Psykologinen tutkimus Zeigarnik-efektistä osoittaa, että kun aloitatte tehtävän, aivonne luovat jännitteen sen keskeneräiseksi jättämisestä. Aloittaminen on vaikea osa. 10 minuutin sitoutuminen vie teidät vastuksen ohi, ja vauhti kantaa eteenpäin. Useimmat ihmiset, jotka sitoutuvat 10 minuutin rynnäkköön, päätyvät työskentelemään 30 minuuttia tai enemmän, koska kesken lopettaminen tuntuu pahemmalta kuin jatkaminen.
Miksi se toimii: Viivyttely ei ole laiskuutta. Se on tunteiden säätelyongelma. Aivonne välttävät tehtäviä, jotka laukaisevat negatiivisia tunteita kuten tylsyyttä, turhautumista tai ahdistusta. Rynnäkkömenetelmä pienentää tunneuhkaa. "Työskentele verojesi parissa 10 minuuttia" laukaisee paljon vähemmän vastustusta kuin "tee verot."
Parhaiten soveltuu: Kroonisille viivyttelijöille, ADHD:stä kärsiville, joilla on vaikeuksia tehtävän aloittamisessa, ja kaikille, jotka kohtaavat niin suuren projektin, että se tuntuu lamauttavalta.
Parkinsonin lain kääntö: asettakaa keinotekoisesti tiukkoja määräaikoja
Vuonna 1955 historioitsija C. Northcote Parkinson havaitsi, että "työ laajenee täyttämään sille varatun ajan." Hän tarkoitti sen satiiriksi. Vuosikymmenten tutkimus todisti hänet oikeaksi.
Antakaa itsellenne viikko yhden sivun muistion kirjoittamiseen, ja jotenkin se vie viikon. Antakaa itsellenne kaksi tuntia ja tuotatte lähes identtisen laadun.
Käännöstekniikka hyödyntää tätä periaatetta teidän eduksenne.
Näin se tehdään: Arvioikaa, kuinka kauan tehtävän pitäisi kestää. Puolittakaa arvio. Käynnistäkää sekuntikello ja kilpailkaa kelloa vastaan.
Ette yritä tuottaa hätiköityä, huolimatonta työtä. Yritätte eliminoida tiedostamattoman pehmusteen, perfektionistikierteet, "tarkistanpa vielä yhden lähteen" -kaninkölöt, jotka pidentävät tehtävän kestoa parantamatta lopputulosta. Dan Arielyn ja Klaus Wertenbrochin Psychological Science -lehdessä julkaisema tutkimus havaitsi, että opiskelijat, jotka työskentelivät tiukempien, tasaisesti jaettujen määräaikojen alla, suoriutuivat paremmin kuin ne, joilla oli joustavat aikataulut.
Pitäkää kirjaa tuloksistanne. Opitte nopeasti, mitkä tehtävät vastaavat hyvin tiivistämiseen ja mitkä todella tarvitsevat täyden ajan. Sisäisen tilanneraportin kirjoittaminen? Erittäin tiivistettävissä. Tuotantovirheen jäljittäminen? Todennäköisesti ei.
Miksi se toimii: Keinotekoinen kiireellisyys terävöittää keskittymistä. Kun tiedätte, että teillä on 30 minuuttia 60:n sijaan, aivonne lopettavat harhailun. Ne lopettavat liiallisen tutkimisen. Ne menevät suoraan ytimeen ja sivuuttavat kaiken muun. Saatte saman tuloksen lyhyemmässä ajassa, koska suurin osa siitä "ylimääräisestä" ajasta ei ollut koskaan tuottavaa alun perinkään.
Parhaiten soveltuu: Ihmisille, jotka taipuvat liialliseen tutkimiseen tai viimeistelyyn, kaikille, jotka työskentelevät hyvin paineen alla, ja ammattilaisille, joiden tehtäväarviot ylittävät johdonmukaisesti määräaikansa.
Flow-tilan seuranta: kartoittakaa huippusuoritustuntinne
Tämä viimeinen tekniikka ei työnnä teitä työskentelemään kovemmin. Se auttaa selvittämään, milloin jo työskentelette parhaiten, ja sitten rakentamaan aikataulunne näiden ikkunoiden ympärille.
Psykologi Mihaly Csikszentmihalyi esitteli "flow"-käsitteen 1970-luvulla: täydellisen uppoutumisen tila, jossa aika tuntuu katoavan ja suorituskyky saavuttaa huippunsa. Tutkimus viittaa siihen, että flow-tilassa olevat ihmiset voivat olla dramaattisesti tuottavampia kuin normaalissa työskentelytilassaan. Mutta flow ei tapahdu käskystä. Se ilmenee yleensä johdonmukaisesti tiettyinä aikoina biologianne, ympäristönne ja tehtävätyyppinne perusteella.
Näin se tehdään: Pitäkää sekuntikello käynnissä keskittyneiden työjaksojen aikana. Joka kerta kun huomaatte olevanne syvässä keskittymisessä, menettävänne ajantajun ja työskentelevänne vaivattomasti, merkitkää aikaleima ylös ja mitä olitte tekemässä. Tehkää tätä kahdesta kolmeen viikkoon.
Seurattavat tietopisteet jokaisesta jaksosta:
- Kellonaika, jolloin aloititte
- Tehtävätyyppi (kirjoittaminen, koodaus, analyysi, luova työ jne.)
- Kuinka kauan flow-tila kesti
- Mitä tapahtui juuri ennen sen alkamista
- Mikä katkaisi sen
Muutaman viikon jälkeen kaavoja alkaa muodostua. Ehkä saavutatte flow-tilan johdonmukaisesti klo 9-11 analyyttisessä työssä. Ehkä luovat tehtävät naksahtavat paikalleen klo 15 jälkeen. Ehkä ette koskaan saavuta flow-tilaa maanantaisin, koska aamunne pirstoutuu kokouksiin.
Miksi se toimii: Useimmat ihmiset ajoittavat vaikeimman työnsä mihin tahansa avoimeen kalenteripaikkaan. Se on kuin juoksisi sprinttejä satunnaisiin aikoihin ja ihmettelisi, miksi kilpailuajat vaihtelevat. Flow-tilan seuranta antaa teille henkilökohtaisen suorituskykykartan. Lopetatte biologiaanne vastaan taistelemisen ja alatte työskennellä sen kanssa.
Tutkimus vuorokausirytmeistä osoittaa, että analyyttinen ajattelu on tyypillisesti huipussaan aamulla useimmilla aikuisilla, kun taas luova ongelmanratkaisu paranee usein myöhemmin päivällä. Mutta yksilölliset erot ovat merkittäviä. Ainoa tapa tietää oma kaavanne on mitata se.
Parhaiten soveltuu: Tietotyöntekijöille, kirjoittajille, ohjelmoijille, kaikille, joiden tuotoksen laatu vaihtelee rajusti päivästä toiseen, ja ihmisille, jotka ovat valmiita uudelleenjärjestämään aikataulunsa henkilökohtaisen datan perusteella.
Valittakaa tekniikka, joka vastaa ongelmaanne
Nämä viisi menetelmää eivät kilpaile keskenään. Ne ratkaisevat eri ongelmia.
| Tekniikka | Parhaiten soveltuu | Aikainvestointi | |-----------|-------------------|-----------------| | Aika-auditointi | Huonot arviot, krooninen yli-aikatauluttaminen | Viikon seuranta | | Aikalaatikko | Perfektionismi, tehtävien vaihtelu | Päivittäinen harjoittelu | | Rynnäkkömenetelmä | Viivyttely, tehtävien välttely | 10 minuuttia per vastenmielinen tehtävä | | Parkinsonin lain kääntö | Liiallinen tutkiminen, paisuneet aikataulut | Tehtäväkohtainen kokeilu | | Flow-tilan seuranta | Epäjohdonmukainen tuotos, aikataulun optimointi | 2-3 viikkoa kirjaamista |
Aloittakaa sillä, joka käsittelee suurimman turhautumisenne. Jos ette koskaan tiedä, mihin aikanne menee, auditoikaa ensin. Jos ette pysty aloittamaan vastenmielisiä tehtäviä, kokeilkaa rynnäkköä. Jos työnne laatu heilahtelee rajusti, seurattakaa flow-tilojanne.
Ette tarvitse hienoa sovellusta mihinkään näistä. Yksinkertainen sekuntikello ja muistivihko hoitavat homman. Tärkeintä on data, jonka kerätte, ja tavat, jotka rakennatte sen pohjalta. Sekuntikello on vain työkalu, joka pitää teidät rehellisinä.