Tutti conoscono il Pomodoro. Si lavora per 25 minuti, si fa una pausa di 5 minuti, si ripete. È semplice, popolare e genuinamente utile per molte persone.

Ma ha dei punti ciechi.

Il Pomodoro presuppone che ogni compito rientri in una finestra ordinata di 25 minuti. Non tiene conto dei compiti che richiedono 7 minuti o 90 minuti di concentrazione ininterrotta. Non aiuta a capire dove va realmente il tempo. E se Lei è il tipo di persona che entra nel ritmo al minuto 24, quella pausa obbligatoria può sembrare come strapparsi le cuffie a metà canzone.

Le tecniche che seguono utilizzano tutte un cronometro, ma risolvono problemi diversi. Alcune aiutano a pianificare meglio. Altre aiutano a smettere di procrastinare. Una aiuta a scoprire quando il Suo cervello lavora meglio. Scelga quelle che corrispondono al modo in cui lavora realmente, non a quello che qualche sistema Le dice di fare.

Audit del tempo: scopra dove vanno davvero le Sue ore

La maggior parte delle persone non ha idea di quanto tempo richiedano i propri compiti. Stima. E quelle stime sono quasi sempre sbagliate.

Gli psicologi chiamano questo fenomeno la fallacia della pianificazione. La ricerca di Daniel Kahneman e Amos Tversky ha dimostrato che le persone sottostimano sistematicamente quanto tempo richiederanno i compiti futuri, anche quando hanno esperienza diretta con compiti simili. Uno studio al MIT ha scoperto che la persona media sottostima la durata dei compiti del 40% o più.

L'audit del tempo risolve questo problema con dati grezzi.

Come procedere: Per un'intera settimana lavorativa, avvii un cronometro ogni volta che cambia attività. Annoti cosa ha fatto e quanto tempo ha richiesto. Non cerchi ancora di ottimizzare nulla. Si limiti a osservare. Scriva le Sue stime in anticipo se desidera il confronto completo con la realtà.

Dopo cinque giorni avrà un database personale del tempo. Probabilmente scoprirà alcune verità scomode:

• Le email "veloci" in realtà consumano 30-45 minuti per sessione
• Le riunioni che dovrebbero durare 30 minuti raggiungono regolarmente i 50
• Quel rapporto per cui prevede sempre un'ora ne richiede in realtà quasi due

Perché funziona: Non si può gestire ciò che non si misura. L'audit del tempo elimina le storie che ci si racconta sulla propria produttività e le sostituisce con fatti. Una volta che si sa che un rapporto settimanale richiede 2,5 ore (non l'ora che si immaginava), si può programmare di conseguenza e interrompere l'effetto domino delle stime sballate che rovinano i pomeriggi.

Ideale per: Project manager, liberi professionisti che fatturano a ore, chiunque sia costantemente in ritardo sulla tabella di marcia senza capirne il motivo.

Timeboxing: assegni a ogni compito un budget fisso di minuti

Il timeboxing ribalta la lista delle cose da fare. Invece di lavorare su qualcosa "finché non è finito", si assegna una quantità specifica di tempo a ogni compito prima di iniziare. Quando il timer si ferma, ci si ferma. Punto.

La Harvard Business Review ha definito il timeboxing una delle tecniche di produttività più efficaci disponibili, precisamente perché costringe a decidere cosa conta di più in una finestra limitata.

Come procedere: Guardi la lista dei compiti per la giornata. Assegni a ogni voce un budget di tempo: 20 minuti per la gestione della posta, 45 minuti per il brief del progetto, 15 minuti per l'aggiornamento sullo stato. Avvii il cronometro quando inizia ogni compito. Quando il tempo scade, si passa avanti, che il compito sia finito o meno.

Sembra brutale. Lo è, all'inizio. Ma allena qualcosa che il Pomodoro non fa: la capacità di dare priorità all'interno di un compito. Quando si sa di avere solo 20 minuti per le email, si smette di elaborare risposte perfette a messaggi che non le necessitano.

Perché funziona: Il timeboxing combatte direttamente il perfezionismo. Impedisce inoltre ai compiti a bassa priorità di divorare ore destinate al lavoro ad alta priorità. Scoprirà che la maggior parte dei compiti svolti all'80% della qualità nel tempo assegnato sono più che sufficienti. L'ultimo 20% di rifinitura raramente giustifica il tempo extra che consuma.

Ideale per: Perfezionisti che investono troppo in lavori a bassa posta in gioco, persone che destreggiano molti piccoli compiti, e chiunque la cui lista di cose da fare non sembra mai accorciarsi.

Il metodo dello sprint: dieci minuti per i compiti che si temono

Conosce quel compito che sta nella Sua lista da tre settimane? Quello che continua a rimandare a domani? Il metodo dello sprint è stato creato esattamente per quello.

Uno "sprint" è una breve corsa cronometrata, di solito 10 minuti, applicata al compito che meno si vuole fare. L'impegno è volutamente minimo. Chiunque può sopravvivere a dieci minuti di lavoro sgradevole.

Come procedere: Scelga il compito che sta evitando. Avvii un cronometro. Ci lavori per esattamente 10 minuti. Quando il timer si ferma, ha il pieno permesso di smettere.

Ecco il trucco: di solito non smetterà.

La ricerca psicologica sull'Effetto Zeigarnik dimostra che una volta iniziato un compito, il cervello crea una tensione legata al lasciarlo incompiuto. Iniziare è la parte difficile. L'impegno di 10 minuti supera la resistenza, e lo slancio porta avanti. La maggior parte delle persone che si impegnano per uno sprint di 10 minuti finiscono per lavorare 30 minuti o più perché fermarsi a metà compito sembra peggio che continuare.

Perché funziona: La procrastinazione non è pigrizia. È un problema di regolazione emotiva. Il cervello evita i compiti che scatenano emozioni negative come noia, frustrazione o ansia. Il metodo dello sprint riduce la minaccia emotiva. "Lavori alla dichiarazione dei redditi per 10 minuti" innesca molta meno resistenza di "faccia la dichiarazione dei redditi."

Ideale per: Procrastinatori cronici, persone con ADHD che faticano ad avviare le attività, e chiunque affronti un progetto così grande da sembrare paralizzante.

Inversione della Legge di Parkinson: fissi scadenze artificialmente strette

Nel 1955, lo storico C. Northcote Parkinson osservò che "il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento." Lo intendeva come satira. Decenni di ricerca gli hanno dato ragione.

Si conceda una settimana per scrivere un memo di una pagina, e in qualche modo ci vorrà una settimana. Si conceda due ore e produrrà qualcosa di qualità pressoché identica.

La tecnica di inversione sfrutta questo principio a Suo vantaggio.

Come procedere: Stimi quanto tempo dovrebbe richiedere un compito. Dimezzi quella stima. Avvii il cronometro e gareggi contro il tempo.

Non si sta cercando di produrre lavoro affrettato e sciatto. Si sta cercando di eliminare il riempimento inconscio, i cicli perfezionisti, i "lasci che controlli un'altra fonte" che gonfiano la durata del compito senza migliorare il risultato. Uno studio di Dan Ariely e Klaus Wertenbroch pubblicato su Psychological Science ha scoperto che gli studenti che lavoravano con scadenze più strette e distribuite uniformemente ottenevano risultati migliori di quelli con tempistiche flessibili.

Tenga un registro dei risultati. Imparerà rapidamente quali compiti rispondono bene alla compressione e quali necessitano genuinamente dell'intero tempo. Scrivere un aggiornamento interno sullo stato? Altamente comprimibile. Risolvere un bug in produzione? Probabilmente no.

Perché funziona: L'urgenza artificiale affila la concentrazione. Quando si sa di avere 30 minuti invece di 60, il cervello smette di vagare. Smette di fare ricerche eccessive. Va dritto al cuore di ciò che deve essere fatto e ignora tutto il resto. Si ottiene lo stesso risultato in meno tempo perché la maggior parte di quel tempo "extra" non era mai stata produttiva.

Ideale per: Persone che tendono a fare troppe ricerche o troppe rifiniture, chiunque lavori bene sotto pressione, e professionisti le cui stime dei compiti superano costantemente le scadenze.

Monitoraggio dello stato di flusso: mappi le Sue ore di massima prestazione

Quest'ultima tecnica non La spinge a lavorare di più. La aiuta a scoprire quando lavora già al meglio, per poi costruire il Suo programma attorno a quelle finestre.

Lo psicologo Mihaly Csikszentmihalyi introdusse il concetto di "flusso" negli anni '70: uno stato di completo assorbimento in cui il tempo sembra scomparire e la prestazione raggiunge il picco. La ricerca suggerisce che le persone in stato di flusso possono essere drammaticamente più produttive rispetto al loro normale stato lavorativo. Ma il flusso non si verifica su comando. Tende a manifestarsi in momenti costanti in base alla biologia, all'ambiente e al tipo di compito.

Come procedere: Tenga un cronometro in funzione durante le sessioni di lavoro concentrato. Ogni volta che nota di essere in profonda concentrazione -- perdendo la cognizione del tempo, lavorando senza sforzo -- annoti il timestamp e cosa stava facendo. Faccia questo per due o tre settimane.

Monitori questi dati per ogni sessione:

• Ora del giorno in cui ha iniziato
• Tipo di compito (scrittura, programmazione, analisi, lavoro creativo, ecc.)
• Durata dello stato di flusso
• Cosa è successo subito prima che iniziasse
• Cosa lo ha interrotto

Dopo alcune settimane, emergeranno degli schemi. Forse entra costantemente in stato di flusso tra le 9 e le 11 del mattino per il lavoro analitico. Forse i compiti creativi funzionano dopo le 15. Forse non raggiunge mai il flusso il lunedì perché la mattinata è frammentata dalle riunioni.

Perché funziona: La maggior parte delle persone programma il lavoro più impegnativo quando c'è uno slot libero nel calendario. È come fare sprint a orari casuali e poi chiedersi perché i tempi di gara sono incoerenti. Il monitoraggio dello stato di flusso fornisce una mappa personale delle prestazioni. Si smette di combattere la propria biologia e si inizia a lavorare con essa.

La ricerca sui ritmi circadiani mostra che il pensiero analitico raggiunge tipicamente il picco al mattino per la maggior parte degli adulti, mentre la risoluzione creativa dei problemi spesso migliora più tardi nella giornata. Ma la variazione individuale è significativa. L'unico modo per conoscere il proprio schema è misurarlo.

Ideale per: Lavoratori della conoscenza, scrittori, programmatori, chiunque la cui qualità di output vari notevolmente da un giorno all'altro, e persone disposte a ristrutturare il proprio programma basandosi su dati personali.

Scelga la tecnica che corrisponde al Suo problema

Questi cinque metodi non sono in competizione tra loro. Risolvono problemi diversi.

| Tecnica | Ideale per | Investimento di tempo | |---------|-----------|----------------------| | Audit del tempo | Stime sbagliate, sovraprogrammazione cronica | Una settimana di monitoraggio | | Timeboxing | Perfezionismo, cambio frequente di attività | Pratica quotidiana | | Metodo dello sprint | Procrastinazione, evitamento dei compiti | 10 minuti per compito temuto | | Inversione della Legge di Parkinson | Ricerche eccessive, tempistiche gonfiate | Esperimento per compito | | Monitoraggio dello stato di flusso | Output incoerente, ottimizzazione del programma | 2-3 settimane di registrazione |

Inizi con quella che affronta la Sua frustrazione più grande. Se non sa mai dove va il Suo tempo, faccia prima l'audit. Se non riesce ad avviare i compiti temuti, provi uno sprint. Se la qualità del Suo lavoro varia notevolmente, monitori i Suoi stati di flusso.

Non serve un'app sofisticata per nessuna di queste tecniche. Un semplice cronometro e un quaderno faranno il lavoro. Ciò che conta sono i dati che raccoglie e le abitudini che costruisce da essi. Il cronometro è semplicemente lo strumento che La mantiene onesto.